La legalizzazione e l’Apostille

La legalizzazione e l’ Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (es.: autentica, copia conforme).

 

Gli atti e documenti formati in Italia e da valere in Grecia, non dovrebbero essere soggette al doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell'organo italiano competente ed il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari, poiché la sostituzione della doppia legalizzazione è stata sostituita dall' Apostille (Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961).

 

Un’ eccezione alla legalizzazione è quella dei documenti rilasciati dalle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell' Industria, del Commercio e dell' Artigianato del 12 luglio 2000 dall'attuale Ministero dello sviluppo economico e pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti.

Per quanto le Prefetture sono tuttavia competenti per l' apposizione delle Apostille sugli atti e documenti delle Camera di commercio, solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell' Aja del 5 ottobre 1961.

 

Gli atti e documenti formati in Grecia e da valere in Italia, non sono soggetti al doppio procedimento di legalizzazione sempre per la Convenzione dell' Aja (Apostille). La Prefettura provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall' obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come a proposito dell' Apostille o degli accordi più favorevoli).

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo generalmente devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale/Provinciale per poi ottenere l’ Apostille.

 

E’ importante sottolineare che la Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all' estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l' estero», fatto eccezione per quelli su modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica. Il richiedente dovrà ovviamente  precisare che l'atto dovrà valere per l’estero.

Non esiste tuttora un accordo internazionale vigente in tutti gli Stati dell’ UE né è ancora vigente una norma comunitaria che esenti dalla legalizzazione e formalità analoghe tutti i documenti pubblici formati in uno Stato membro e da valere in un altro; per quanto riguarda gli accordi, assolverebbe a tale funzione la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987.

 

Esiste un regolamento comunitario che prevede un’ esenzione generalizzata  per i documenti pubblici nell’ ambito comunitario, ma si applicherà solo a decorrere dal 16 febbraio 2019.

 

Non è prevista nessuna legalizzazione per i certificati di Stato civile ai fini delle trascrizioni nei Comuni italiani (Nascita, matrimonio, morte, capacità matrimoniale) per Convenzione di Atene del 15 settembre 1977 e della attestazioni consolari per Convenzione di Londra del 7 giugno 1968.